Ich weiß, ich weiß. Ich bin selber Fan von Deep Work (und hatte zum dazu passenden Buch von Cal Newport vor einiger Zeit ein kurzes Review geschrieben). Ein wesentlicher Ablenkungsfaktor ist die digitale Zerstreuung, die durch immer mehr Apps und Social-Media-Plattformen stark angewachsen ist.
Das Konzept dahinter ist die Aufmerksamkeitsökonomie, die davon ausgeht, dass die Aufmerksamkeit von Menschen ein knappes Gut ist. Und dieses knappe Gut versuchen Unternehmen für sich zu nutzen. Das führt dazu, dass die Qualität eines Produktes durch Aufmerksamkeit sozusagen ersetzt wird. So werden bspw. News möglichst leichtverdaulich und vor allem aufmerksamkeitsstark formuliert – Stichwort Clickbaiting. Plattformen wie TikTok oder Instagram versuchen sehr geschickt die Aufmerksamkeit der Nutzer für sich zu beanspruchen. TikTok beispielsweise schafft es, Videos optimal nach persönlichen Vorlieben auszuwählen. Die Videos starten sofort und fesseln so die Nutzer.
Bezogen auf den Arbeitsalltag steht am Ende der Ablenkung nur allzu oft ein zerfaserter, unbefriedigender Tag und die Frage: Habe ich heute irgendwas erreicht? Und so ist es gerade für Wissensarbeiter wichtig, dass jeder für sich einen Weg findet, der ihn vor Ablenkungen schützt.
Und dennoch: Obwohl die Ablenkung der Produktivität und der individuellen Arbeitszufriedenheit schadet, dient sie gleichzeitig der Zufriedenheit im Team. Unterbrechungen dienen dem Gefühl der Zusammengehörigkeit im Team. Sie gleichen die Unzufriedenheit (durch die reduzierte Produktivität) sogar ein Stück weit aus. So ist die Ablenkung letztlich besser als ihr Ruf.
Diese ständigen Unterbrechungen durch Notifications von Teams, WhatsApp oder Mail kosten uns jedes Mal Fokus. Untersuchungen zeigen, dass nach jeder Ablenkung es im Schnitt 15 Minuten dauert bis man wieder da weitermachen kann, wo man aufgehört hat.
So ist das Thema mittlerweile in den Unternehmen angekommen und viele führen für alle regelmäßige und verbindliche „Deep Work Phasen“ ein – hier dürfen dann bspw. keine Meetings oder externe Termine stattfinden.
Ein anderes Tool um nicht den Fokus zu verlieren, kommt von Apple. In dem aktuellen MacOS (Version 12) wurde das sogn. Fokus-Feature implementiert. Hier kann man u.a. definieren, welche Apps Benachrichtigungen schicken dürfen – und welche nicht.
All das sind gute Ansätze, denn gerade Wissensarbeiter, die nicht repetative Dinge tun, müssen fokussiert arbeiten.
Der 5-Stunden-Tag
Interessant ist, dass Lasse Rheingans mit seiner Agentur versucht hat die unproduktiven Elemente zu elemenieren. Sein Ziel: Die Mitarbeiter sollen jeden Tag nur 5 Stunden arbeiten. Festgehalten hat er dies im Buch „Die 5-Stunden-Revolution„. Auch im Podcast „New Work Chat #84“ berichtet er davon.
Die Idee: Man kann in 5 Stunden das gleiche schaffen wie in 8 Stunden. Warum? Weil niemand 8 Stunden produktiv ist.
Und auch Stephan Aarstol, CEO des in San Diego ansässigen Start-ups Tower hatte den gleichen Gedanken. Was ergibt ein Arbeitstag ohne die Kaffeepausen, Schwätzchen mit Kollegen, privatem Internetsurfen, Mittagstief, unnötigen Meetings und Pseudo-Beschäftigungen? Laut seiner Meinung eben genau fünf Stunden.
Eine Studie gibt den beiden grundlegend recht: In Großbritannien fragte Vouchercloud.com knapp 2.000 Angestellte, welche Tätigkeiten sie an einem Arbeitstag durchführen. Die Ergebnisse sind ernüchternd wie auch erwartbar: Die Angestellten waren knapp 3 Stunden am Tag wirklich produktiv. Den Rest der acht Stunden: Social Media, Nachrichten lesen und vor allem auch private Gesprächen mit Kollegen.
Mir persönlich erscheint dies etwas zu extrem, aber ganz sicher kann niemand jeden Tag 8 Stunden produktiv sein. Nun kann ich natürlich auch nicht beurteilen, ob ein 5-Stunden-Tag in Unternehmen funktioniert oder nicht. Ganz bestimmt ist dies für einige Unternehmen nicht realisierbar.
Ebenfalls bin ich mir nicht ganz sicher, ob ein 5-Stunden-Tag für die Mitarbeiter eher Vor- oder Nachteile hat. Vermutlich ist dies eine sehr individuelle Sicht und lässt sich nicht pauschal beantworten.
Denn auf der einen Seite ist Lasse Rheingans ein Anhänger der New-Work-Bewegung, die bekanntlich von Frithjof Bergmann geprägt wurde. Neben der Erwerbstätigkeit soll das Leben Tätigkeiten ermöglichen, die man „wirklich wirklich“ machen möchte. Um das zu erreichen, müsse die Zeit der Erwerbsarbeit reduziert werden.
Auf der anderen Seite werden die Leistungsziele für die Mitarbeiter nicht gesenkt und Deadlines nicht verschoben. Die Arbeitszeitverkürzung ist keine Erlaubnis, weniger zu arbeiten, sondern die klare Aufforderung, produktiver zu sein.
Unproduktivität ist gut für die Motivation von Teams
Unabhängig von einer Bewertung einer solchen Arbeitszeitverkürzung kann man festhalten, dass man durchaus versuchen kann die unproduktiven Elemente im Arbeitsalltag zu elemenieren. Und doch sind es gerade diese Schwätzchen, der Smalltalk und die privaten E-Mails, die von großer Bedeutung für Motivation und Funktionsfähigkeit von Teams sind.
Und sogar noch mehr: Es geht um Glück, das aus dem Gefühl resultieren kann, in seinem Team gut eingebunden zu sein. Dieses Glück empfinden Menschen dann, wenn sie eben nicht (egal ob 4,5,6,7,8,9,x Stunden) durcharbeiten, sondern sich die Zeit nehmen, gemeinsam aus dem Arbeitstrott auszubrechen.
Ablenkung bewusst gestalten
Klar ist: Nicht nur die Pandemie hat gezeigt, dass Menschen soziale Wesen sind, die die Interaktion mit anderen brauchen.
Und solche Interaktionen aka Ablenkungen sind meist mit einer guten Absicht verbunden: Menschen möchten etwas mitteilen. Doch wichtig ist natürlich auch, dass Mitarbeiter ein Gefühl dafür entwickeln, wenn andere in ihrer Aufgabe bleiben wollen.
So sollte sich jeder fragen: Will ich sie/ihn wirklich unterbrechen? Ist meine Botschaft so wichtig und dringend? Wird mein Kollege diesen Eindruck teilen?